Selasa, 20 Februari 2024 , Biro Sarana dan Prasarana menerima kunjungan dari Tim Arsip Universitas mengenai pedoman Jadwal Retensi Arsip, sebelum ditetapkan oleh Rektor harus direviewdan mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional. Terkait dengan hasil review, terdapat sedikit kekurangandari proses bisnis di unit kerja Bapak/Ibu yang belum teridentifikasi jenis arsip yang tercipta dari setiap kegiatan yang dilaksanakan.
Untuk mempercepat proses penyelesaian penyusunan Peraturan Rektor tentang Pedoman JRA, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk menerima Tim dari Arsip Universitasuntuk melakukan konfirmasi guna melengkapi kekurangan sebagaimana dimaksud.
Pembahasan jadwal retensi arsip di Biro Sarana dan Prasarana (Sarpras) merupakan proses penting dalam manajemen arsip yang dilakukan oleh sebuah lembaga atau organisasi. Retensi arsip mengacu pada kebijakan yang menentukan berapa lama suatu dokumen atau rekaman harus disimpan sebelum dipindahkan ke arsip permanen atau dihancurkan.
Berikut adalah beberapa poin yang mungkin dibahas dalam pembahasan jadwal retensi arsip di Biro Sarpras:
- Identifikasi jenis dokumen: Tahap awal adalah mengidentifikasi berbagai jenis dokumen yang dihasilkan atau dikelola oleh Biro Sarpras. Ini bisa mencakup dokumen administratif, kontrak, perencanaan, pengadaan, inventarisasi, dan lain sebagainya.
- Penentuan jangka waktu retensi: Setelah jenis dokumen teridentifikasi, langkah berikutnya adalah menentukan jangka waktu retensi untuk masing-masing jenis dokumen tersebut. Jangka waktu ini dapat bervariasi tergantung pada jenis dokumen dan kebutuhan hukum atau operasional.
- Kepatuhan hukum: Penting untuk memastikan bahwa jadwal retensi arsip mematuhi semua peraturan dan hukum yang berlaku terkait dengan penyimpanan dan penghapusan dokumen, termasuk persyaratan perundang-undangan yang berkaitan dengan privasi dan kerahasiaan.
- Kriteria penghapusan: Dalam pembahasan jadwal retensi arsip, perlu ditetapkan kriteria yang jelas untuk penghapusan dokumen. Hal ini dapat mencakup misalnya kondisi fisik dokumen, relevansi informasi, dan kepatuhan terhadap kebijakan internal atau hukum.
- Proses pengelolaan arsip: Pembahasan juga akan mencakup proses pengelolaan arsip secara umum, termasuk penyimpanan, pengindeksan, pemeliharaan, dan pencatatan dokumen yang dihapus atau dihancurkan.
- Pemantauan dan evaluasi: Jadwal retensi arsip harus merupakan dokumen dinamis yang dipantau dan dievaluasi secara berkala. Perubahan dalam peraturan, kebutuhan operasional, atau praktik terbaik dapat mempengaruhi jadwal tersebut, sehingga perlu disesuaikan secara berkala.
Pembahasan jadwal retensi arsip di Biro Sarpras akan melibatkan berbagai pihak yang terlibat dalam manajemen arsip dan kebijakan organisasi. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa dokumen yang dihasilkan atau dikelola oleh Biro Sarpras disimpan dengan tepat, sesuai dengan kebutuhan hukum dan operasional, serta untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas.