Kegiatan persiapan Pertemuan Seluruh Anggota MWA PTN-BH di Bandung dilaksanakan di area Keong Museum Universitas Pendidikan Indonesia sebagai bagian dari upaya mendukung kelancaran penyelenggaraan kegiatan koordinasi dan silaturahmi antar anggota Majelis Wali Amanat Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (MWA PTN-BH). Persiapan dilakukan secara menyeluruh agar seluruh kebutuhan teknis dan operasional kegiatan dapat terpenuhi dengan baik sebelum acara berlangsung.
Kegiatan persiapan meliputi penataan area kegiatan, pemasangan tenda dan perlengkapan pendukung, pengaturan tata letak meja dan kursi peserta, serta penyiapan fasilitas pendukung seperti sistem audio, videotron, layar presentasi, pencahayaan, dan jaringan kelistrikan di area kegiatan. Selain itu, dilakukan pengecekan kondisi lingkungan sekitar area Keong Museum untuk memastikan kebersihan, keamanan, dan kenyamanan lokasi bagi seluruh peserta dan tamu undangan.
Tim pelaksana juga melakukan koordinasi teknis dengan panitia kegiatan terkait kebutuhan protokoler, area registrasi, jalur akses tamu, parkir kendaraan, konsumsi, dokumentasi, serta sistem keamanan selama kegiatan berlangsung. Seluruh perangkat pendukung diuji coba guna memastikan sistem dapat berfungsi dengan baik dan meminimalisasi kendala teknis saat acara dilaksanakan.