1. Tujuan Kegiatan:
- Pengantar dan Perkenalan: Memberikan pengantar tentang tujuan dan lingkup audit kepada pihak terkait di Universitas Pendidikan Indonesia (UPI).
- Penjelasan Rencana Audit: Menyampaikan rencana audit termasuk jadwal, metodologi, dan tim yang terlibat.
- Klarifikasi dan Persiapan: Memberikan kesempatan kepada pihak UPI untuk memahami proses audit dan menyiapkan dokumen serta informasi yang dibutuhkan.
2. Agenda Kegiatan:
- Pembukaan: Sambutan oleh pejabat UPI dan perkenalan tim auditor dari PHLN AKSI-ADB.
- Penjelasan Tujuan Audit: Tim auditor menjelaskan tujuan dari audit yang akan dilaksanakan, termasuk tujuan spesifik terkait pembangunan yang didanai oleh PHLN AKSI-ADB.
- Rencana dan Jadwal Audit: Tim auditor menyampaikan rencana kerja, jadwal audit, serta metodologi yang akan digunakan.
- Tanya Jawab: Sesi tanya jawab untuk klarifikasi mengenai proses audit, kebutuhan dokumen, serta peran dan tanggung jawab masing-masing pihak selama audit berlangsung.
- Penutup: Kesimpulan dari pertemuan dan langkah-langkah selanjutnya yang harus diambil oleh pihak UPI.
3. Metode Pelaksanaan:
- Presentasi: Tim auditor memberikan presentasi terkait rencana dan metodologi audit.
- Diskusi Interaktif: Sesi diskusi untuk memastikan semua pihak memahami dan siap berpartisipasi dalam proses audit.
- Dokumentasi: Penyusunan notulen pertemuan dan distribusi materi presentasi kepada peserta.
4. Peserta Kegiatan:
- Perwakilan UPI: Pimpinan universitas, kepala biro, dan staf yang terkait dengan proyek pembangunan yang didanai oleh PHLN AKSI-ADB.
- Tim Auditor: Auditor dari PHLN AKSI-ADB yang akan melakukan audit.
- Stakeholder Lain: Pihak-pihak terkait lainnya yang memiliki peran dalam proyek pembangunan ini.
5. Hasil yang Diharapkan:
- Pemahaman yang Jelas: Semua pihak memiliki pemahaman yang jelas mengenai tujuan, lingkup, dan metodologi audit.
- Persiapan yang Matang: Pihak UPI dapat mempersiapkan dokumen dan informasi yang dibutuhkan dengan baik.
- Kolaborasi yang Efektif: Terjalinnya komunikasi dan kerjasama yang efektif antara tim auditor dan pihak UPI selama proses audit berlangsung.
- Identifikasi Awal: Mengidentifikasi potensi masalah atau area yang memerlukan perhatian khusus sebelum audit resmi dimulai.
6. Indikator Keberhasilan:
- Kehadiran dan Partisipasi: Tingginya tingkat kehadiran dan partisipasi dari semua pihak yang diundang.
- Klarifikasi yang Tuntas: Terjawabnya semua pertanyaan dan kekhawatiran dari pihak UPI terkait proses audit.
- Kesiapan Dokumen: Kesiapan pihak UPI dalam menyiapkan dokumen dan informasi yang dibutuhkan sebelum audit dimulai.
- Feedback Positif: Feedback positif dari peserta mengenai penyelenggaraan dan manfaat dari entry meeting ini.
Dengan pelaksanaan kegiatan Temu Awal (Entry Meeting) Audit Pembangunan PHLN AKSI-ADB di Universitas Pendidikan Indonesia ini, diharapkan dapat tercipta pemahaman yang sama antara tim auditor dan pihak UPI, sehingga proses audit dapat berjalan lancar dan efektif.