Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa penyelenggaraan kearsipan meliputi keseluruhan penetapan kebijakan. Pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional harus didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Pengelolaan arsip pada tataran tingkat Universitas baru mulai berjalan setelah terbentuk struktur organisasi Arsip Universitas dibawah koordinasi Sekretaris Eksekutif UPI sesuai dengan perubahan SOTK. Hal ini merupakan sesuatu yang menggembirakan sekaligus tantangan perlunya pengelolaan arsip yang benar dan baik sesuai dengan kaidah yang ada, sehingga dapat menghadirkan kemanfaatan besar bagi kehidupan organisasi .
Salahsatu kegiatan Tim Kantor Arsip Universitas yaitu melaksanakan pembinaan pengelolaan arsip dinamis ditingkat unit kerja dilingkungan Universitas, yang baru-baru ini telah dilaksanakan di unit Biro Sarana dan Prasarana UPI yang dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 5 Oktober 2016, bertempat di Ruang Rapat Biro Sarana dan Prasarana. Peserta yang diundang semua pimpinan di lingkungan BSP beserta staf pegawai dari masing-masing unit tingkat Sub Bagian. Untuk pemateri sendiri berasal dari pengelola Arsip Universitas yaitu Ibu Dra. Ela Rosalina dan Ibu Sri Rohati, M.M..
Tujuan diadakan pembinaan pengelolaan arsip dinamis ini untuk meningkatkan kemampuan dan pengetahuan dalam pengelolaan arsip di lingkungan Biro Sarana dan Prasarana. Dalam pelaksanaannya peserta sangat antusias terhadap materi yang disampaikan karena pengelolaan arsip merupakan hal yang baru dan kurang begitu memahami bagi para peserta. Dengan diadakannya acara tersebut diharapkan peserta dapat menambah wawasan tentang pengelolaan arsip terutama arsip dinamis dan dapat diterapkan atau diaktualisasikan di lingkungan unit kerja masing-masing.