Barang Milik Negara (BMN) adalah semua barang yang dibeli atau diperoleh atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara atau berasal dari perolehan lainnya yang sah. Guna mewujudkan tertib administrasi dan tertib pengelolaan BMN, perlu dilakukan penatausahaan asset (BMN) oleh satker sebagai pengguna barang. Penatausahaan BMN merupakan rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan, inventarisasi, dan pelaporan BMN sesuai ketentuan yang berlaku.
Kegiatan Penatausahaan BMN meliputi: 1) Mencatat dan membukuan semua BMN yang telah ada ke dalam buku barang dan/atau KIB; 2) Membuat dan mencatat setiap mutasi BMN; 3) Membukukan dan mencatat hasil inventarisasi serta menyusun daftar barang sebagaimana nomor 1; 4) Mencatat semua barang dan perubahan atas adanya perpindahan; 5) Mencatat perubahan kondisi barang; 6) Mencatat PNBP dari pengelolaan BMN.
Bentuk dari kegiatan inventarisasi BMN adalah sensus BMN. Sensus BMN merupakan kegiatan inventarisasi BMN yang dilakukan oleh satker sebagai pengguna barang, sekurang-sekurangnya sekali dalam 5 (lima) tahun sekali. Seiring berjalannya waktu, dalam penggunaan BMN tentunya terdapat kemungkinan perbedaan pencatatan penatausahaan BMN dengan kondisi riil yang sebenernya. Oleh karena itu, sensus BMN dilakukan agar dapat mengidemtifikasi keadaan riil BMN baik dari sisi keberadaan, jumlah, ataupun kondisi barang. Tujuan dari pelaksanaan sensus BMN agar semua BMN dapat tertata dengan baik dalam upaya mewujudkan tertib administrasi dan mempermudah pelaksanaan pengelolaan BMN.
Dengan tesedianya data mutakhir secara rinci tentang BMN yang didokumentasikan, hal tersebut dapat mendukung validitas nilai asset tetap dalam laporan keuangan meliputi volume fisik, spesifikasi & kondisi harga; tersedianya informasi akurat untuk perencanaan, penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan & penyaluran, pemeliharaan, penghapusan, serta pengamanan; dan terlaksananya pemutakhiran serta legalisasi status penggunaan BMN pada setiap satker/unit kerja. Sensus BMN dilaksanakan dala 3 tahapan:
- 1) Tahap Persiapan
Pengguna barang atau Kuasa Pengguna Barang perlu menetapkan panitia atau tim yang akan melakukan beberapa persiapan diantaranya menyusun rencana kerja, mengumpulkan dokumen sumber, melakukan pemetaan pelaksanaan sensus, menyiapkan blanko label sementara, menyiapkan data awal sensus, dan menyiapkan kertas kerja sensus BMN.
- 2) Tahap Pelaksanaan
Pada tahap ini dilakukan beberapa kegiatan seperti mengidentifikasi BMN dalam ruangan (DBR) dan BMN yang berada di luar ruangan (KIB & DIL); melakakukan verifikasi database simak BMN dan menyusun kertas kerja sensus berdasarkan hasil identifikasi oleh pelaksana sensus; dan menyusun laporan hasil sensus berdasarkan kertas kerja dan hasil identifikasi.
- 3) Tahap Tindak Lanjut
Sebagai tindak lanjut, tim pelaksana sensus melakukan beberapa kegiatan seperti membukukan dan mendaftarkan hasil sensus; meperbahari DBR, DBL, dan KIB; menempelkan blangko label permanen; melakukan tindak lanjut; dan pemutakhiran data simak BMN.
Sensus BMN dilaksanakan dengan harapan bahwa nantinya setiap satker dapat melakukan pencatatan BMN yang sesuai dengan ketentuan dan aturan sehingga dapat menghasilkan Laporan Barang Kuasa Pengguna (LBKP) yang wajar dan validitas data SIMAK BMN dapat terwujud. Pelaksanaan sensus BMN ini berguna untuk mengetahui kondisi, nilai, dan jumlah BMN dengan cara catatan BMN yang ada dibandingkan dengan keberadaan seluruh BMN yang ada dalam penguasaan dalam hal tertib administrasi BMN.
Laporan Hasil Inventarisasi dan Daftar Barang Hasil Inventarisasi berisi bebarapa hal, di antaranya:
- (1) Daftar barang yang baik atau rusak ringan
- (2) Daftar barang yang rusak berat
- (3) Daftar barang yang tidak ditemukan atau hilang
- (4) Daftar barang berlebih
Semua laporan hasil tersebut akan menjadi dasar yang kuat untuk menentukan tindak lanjut yang diperlukan dalam pengelolaan BMN ke depannya. Pelaksanaan inventarisasi akan membantu untuk memperoleh gambaran yang jelas tentang kebijakan pengelolaan yang akan tetapkan terhadap BMN yang berada pada penguasaan suatu satker.
Kemudian, tindak lanjut dari hasil kegiatan inventarisasi BMN pun tidak dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
- Apakah masih ada pencatatan BMN yang harus ditindaklanjuti dengan koreksi pencatatan.
- Apakah masih ada BMN yang belum tercacat sehingga harus ditindaklanjuti dengan pencatatan.
- Apakah ada BMN yang perlu ditindaklanjuti dengan penghapusan.
- Dan sebagainya.
Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan Nomor 244/PMK.06/2012 tentang Tata Cara pelaksanaan Pengawasan dan Pengendalian Barang Milik Negara, hasil dari kegiatan inventarisasi BMN akan menjadi acuan satker dalam menyusuun rencana kegiatan pemantauan dan penertiban BMN yang ada dalam penguasaan satker. Sehingga dapat dipahami betapa pentingnya melakukan inventarisasi BMN yakni kita bisa memastikan bahwa kebijakan tindak lanjut dalam pengelolaan BMN yang akan ditetapkan akan sesuai dengan kebutuhan seluruh aset yang ada.