Minggu, 10 Maret 2024 Tim dari Biro Sarana dan Prasarana melakukan kodefikasi barang di gedung FPSD Baru. Untuk proses kodefikasi barang atau penempelan stiker barang di gedung FPSD baru UPI, berikut adalah langkah-langkah yang dapat diikuti:
- Pendataan Barang-Barang:
- Lakukan pendataan menyeluruh terhadap semua barang yang akan ditempatkan di gedung FPSD baru. Ini termasuk perabotan, peralatan, perlengkapan kantor, dan barang-barang lainnya yang akan digunakan di gedung tersebut.
- Buat daftar barang-barang tersebut dalam format yang terstruktur, mencantumkan informasi seperti nama barang, nomor seri (jika ada), lokasi penyimpanan atau penempatan di gedung, dan keterangan tambahan jika diperlukan.
- Penentuan Kodefikasi:
- Tentukan sistem kodefikasi yang akan digunakan untuk menandai atau mengidentifikasi setiap barang. Sistem kodefikasi ini dapat berupa kombinasi huruf, angka, atau simbol yang unik untuk setiap barang.
- Pastikan sistem kodefikasi tersebut mudah dipahami dan diakses oleh semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan barang.
- Penempelan Stiker:
- Siapkan stiker atau label dengan kodefikasi yang telah ditentukan.
- Tempelkan stiker atau label pada setiap barang sesuai dengan lokasi dan sistem kodefikasi yang telah ditentukan sebelumnya.
- Pastikan stiker atau label ditempatkan dengan rapi dan mudah terbaca.
- Pencatatan dan Dokumentasi:
- Buat catatan yang mencatat setiap barang beserta kodefikasi yang telah ditetapkan dan lokasi penempatannya di gedung FPSD baru.
- Dokumentasikan proses penempelan stiker atau label, termasuk tanggal pelaksanaannya dan siapa yang bertanggung jawab atas proses tersebut.
- Pelatihan dan Komunikasi:
- Lakukan pelatihan kepada staf atau petugas yang akan terlibat dalam pengelolaan barang di gedung FPSD baru. Berikan pemahaman tentang sistem kodefikasi yang digunakan dan pentingnya penempelan stiker atau label dengan benar.
- Komunikasikan kepada semua pihak terkait tentang penggunaan sistem kodefikasi dan pentingnya menjaga integritas dan konsistensi dalam penempelan stiker atau label.
- Pemeliharaan dan Pemantauan:
- Lakukan pemeliharaan secara berkala terhadap stiker atau label yang telah ditempel pada barang-barang di gedung FPSD baru. Pastikan stiker atau label tetap terbaca dengan jelas dan tidak rusak.
- Monitor dan audit secara berkala keberadaan barang-barang berdasarkan sistem kodefikasi yang telah ditetapkan untuk memastikan kesesuaian antara catatan dan kondisi aktual di lapangan.
Dengan mengikuti langkah-langkah ini, proses kodefikasi barang atau penempelan stiker barang di gedung FPSD baru UPI dapat dilakukan dengan teratur dan efisien, memudahkan pengelolaan dan pemantauan barang-barang di gedung tersebut.